Team Management für Remote Teams – Meine 5 besten Strategien

If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go with others.
– afrikanisches Sprichwort

In meinem Business hilft mir die Zusammenarbeit im Team enorm weiter. Jeder von uns hat seine Stärken und Schwächen und teilweise eingeschränkten Sichtweisen. Im Austausch und der Zusammenarbeit mit anderen Menschen, können wir uns ideal ergänzen und große Ziele erreichen.

In diesem Artikel zeige ich dir meine wichtigsten Erkenntnisse und “Best Practices” für ein effektives Team Management. Es geht um die Teamführung und -aufbau,  die Zielsetzung, Verantwortung, Transparenz und die wichtigste Software. Meine Erfahrungen beziehen sich vor allem auf Remote-Teams, sind aber auch für klassische Teams und Unternehmen anwendbar.

Team Management Definition & Bedeutung

Nach der Definition von Katzenbach ist ein Team:

”eine Anzahl von Personen mit einander ergänzenden Fähigkeiten, die sich alle für ein gemeinsames Ziel einsetzen, sich nach gemeinsam entwickelten Arbeitsregeln richten und gemeinsam Verantwortung für ihre Arbeit tragen.”

Das traditionelle Konzept eines Teams als eine statische Gruppe von Individuen hat in der modernen Managementtheorie ausgedient. Die Professorin der Harvard Business School Amy Edmondson erforschte, was notwendig ist, um in der modernen, sich schnell ändernden Wirtschaftswelt gute Teams aufzustellen (Edmondson, 2013).

Eine ihrer wichtigsten Erkenntnisse war: Flexibilität ist wichtiger, als die traditionelle Stabilität. Erfolgreiche Teams sind kein statisches Gebilde, sondern werden je nach Bedarf regelmäßig angepasst. Mitarbeiter können auch in mehreren Teams gleichzeitig mitarbeiten.

Sie spricht deshalb nicht mehr von Teams als Substantiv, sondern von teaming als Verb, welches einen konstanten Prozess beschreibt, die richtigen Mitarbeiter zur Lösung der aktuellen Herausforderungen zusammenzubringen. Das kann auch manchmal nur für einen Nachmittag sein, wenn ein spezielles Problem die Zusammenarbeit mehrerer erfordert.

Der Harvard Psychologe Richard Hackman nennt folgende Voraussetzungen für erfolgreiche Teams (vgl. Hackmann, 2002):

  •     Klare Ziele
  •     Klare Aufgaben und einzelne Teilschritte auf dem Weg zum Ziel, die für die Teamarbeit ausgelegt sind (parallele gemeinsame Bearbeitung möglich)
  •     Zuverlässigkeit der anderen Teammitglieder
  •     Die richtigen Fähigkeiten und Qualifikationen der einzelnen Teammitglieder
  •     Die notwendigen Ressourcen, um die Ziele zu erreichen
  •     Zugang zu Förderung und Unterstützung

Ein Team ist auch keine geschlossene Einheit. Der Kontakt und die Interaktion mit anderen Teams und Bereichen des Unternehmens darf nicht fehlen.

Ein effektives Team Management stellt sicher, dass die Eigenschaften eines echten Teams, wie oben beschrieben, erfüllt werden können. Es beschäftigt sich also damit ein Team anhand der Fähigkeiten optimal aufzustellen, gemeinsame Ziele und Regeln festzusetzen, Ressourcen und Förderung zur Verfügung zu stellen und ein Verantwortungsbewusstsein zu etablieren.

Führung von Teams & Team Management

Wenn die Teams zusammengestellt wurden, müssen diese geführt werden. In über 10 Jahren Forschung hat Google zusammen mit diversen Universitäten im Projekt Oxygen untersucht, welche Eigenschaften einen guten Teamleiter ausmachen und zehn essentielle Verhaltensweisen herausgefunden (vgl. Re:Work, 2019).

Ein guter Teamleiter:

  •     Ist ein guter Coach.
  •     Fördert das Team und vermeidet Micromanagement.
  •     Fördert eine Umgebung, die den einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt
  •     Zeigt Interesse am Erfolg und dem Wohlergehen aller Teammitglieder
  •     Ist selbst produktives Mitglied des Teams und ergebnisorientiert
  •     Hat starke Kommunikationsfähigkeiten – hört zu und teilt Informationen
  •     Unterstützt die Karrierewünsche und Leistung der Teammitglieder
  •     Hat eine klare Vision und Strategie für das Team
  •     Hat die technischen Fähigkeiten, das Team beratend zu unterstützen
  •     Arbeitet mit anderen Teams und Teilen des Unternehmens zusammen
  •     Ist in der Lage, Entscheidungen zu treffen

Anhand der Liste wird klar, worauf es bei der guten Führung von Teams ankommt.

Ein wichtiger Tipp für alle Führungskräfte: Nichts wirkt so eindrucksvoll wie ein gutes Beispiel. Führung durch Vorbild.

Gemeinsame Ziele setzen

Albert Einstein sagte mal „Wir leben in einer Zeit vollkommener Mittel und verworrener Ziele“.

Auch wenn das bereits eine Weile her ist, gilt das für viele Bereiche des Lebens immer noch und leider auch oft auf der Arbeit. Wie die Gallup Umfragen unter Mitarbeitern zeigte, wissen 50% der Mitarbeiter noch nicht einmal, was sie überhaupt tun sollen (vgl. Gallup, 2019).

Deshalb ist die erste und wichtigsten Aufgabe in der Führung eines Teams überhaupt: Ziele zu setzen. Also zu definieren, was als Team oder Unternehmen erreicht werden soll und dann gemeinsam herauszufinden, wie diese Ziele erreicht werden können.

George T. Doran entwickelte dazu in den 1980er Jahren das Konzept der SMARTen Ziele.

SMART ist eine Abkürzung für die wichtigsten Eigenschaften, die ein Ziel haben sollte:

  •     Spezifische Ziele festlegen
  •     Messbare Kriterien benennen
  •     Akzeptierte Ziele finden
  •     Realistische Ziele definieren
  •     Termine setzen

Das Konzept ist denke ich hinlänglich bekannt und man findet auch ausreichend Informationen darüber. Solche grundlegenden Regeln sollten auch in Remote-Teams weiterhin beachtet werden.

Einander ergänzende Fähigkeiten  – das Team Management Profil von Margerison-McCann (TMP)

Eine Methode um sicherzustellen, dass ein Team sich ideal in seinen Fähigkeiten ergänzt, ist das Team Management Profil (TMP). Vor über 30 Jahren haben sich Dr. Charles Margerison und Dr. Dick McCann der Frage gewidmet warum manche Teams erfolgreicher sind als andere.

Sie entdeckten acht Aufgabenbereiche gibt, die essentiell sind, damit ein Team erfolgreich ist:

  • Beraten: Informationen zusammentragen und weitergeben
  • Innovieren: Neue Ideen hervorbringen und mit ihnen experimentieren
  • Promoten: Neue Möglichkeiten erkunden und andere davon überzeugen
  • Entwickeln: Die Anwendbarkeit neuer Ansätze bewerten und testen
  • Organisieren: Verfahren und Abläufe einführen und in Gang setzen, damit eine Leistung erbracht werden kann
  • Umsetzen: Mit etablierten Systemen und Verfahren die gewünschte Arbeitsleistung liefern
  • Überwachen: Das Funktionieren von Systemen kontrollieren und, auch im Detail, überprüfen
  • Stabilisieren: Werte, Standards und Prozesse aufrechterhalten und absichern

Typischerweise deckt eine Person nur etwa 2-3 dieser Bereiche ab. Das eigene Team-Management-Profil wird anhand eines Fragebogens über eine Software erstellt und hebt die eigenen Präferenzen und Stärken in der Arbeitsweise hervor.

Fürr kleine wie große Teams gilt es wachsam zu sein für mögliche Effizienzlücken. Dabei hilft das moderne Verständnis eines Teams, das vor allem flexibel sein sollte. Wenn sich ein Team nicht optimal ergänzt, sollten Konsequenzen gezogen werden, in dem bestimmte Personen das Team verlassen, neue hinzukommen oder bestimmte Teammitglieder sich neue Fähigkeiten aneignen.

Häufig wird beim Teamaufbau vor allem auf die Hard-Skills geachtet, also die Fachkenntnisse und Fähigkteiten. Bei der Auswahl der Team-Mitglieder sollte, sofern möglich, ebenso sehr auf die “Soft-Skills” gemäß des TMP-Modells geachtet werden, damit alle Bereiche abgedeckt sind.

Verantwortung

Wenn ich in einen vollen Raum Frage, ob mir jemand beim Aufräumen helfen kann, wie hoch ist dann die Wahrscheinlichkeit, dass jemand ja sagt?

Auf jeden Fall wesentlich geringer, als wenn ich direkt sagen würde “Du, Du und Du, kommt kurz mit, wir müssen etwas wegräumen”.

Und was zunächst widersprüchlich erscheint, aber die Wahrscheinlichkeit ist auch geringer, umso mehr Leute im Raum sind. Weil die Meisten zunächst davon ausgehen, dass umso größer die Gruppe ist, sich schon jemand der Aufgabe annimmt und sie selbst nicht handeln müssen. In der Psychologie wurde dieses Phänomen auch als Zuschauereffekt untersucht.

Was wir daraus für die Praxis lernen können ist, dass wir für jede Aufgabe immer einen klaren Verantwortlichen benennen müssen. In Remote-Teams ist das nochmal wichtiger, aber das lässt sich mit Projektmanagementlösungen zum Glück leicht umsetzen. Direkt bei der Erstellung einer Aufgabe kann der Verantwortliche eingetragen werden.

Wenn es mehrere Abteilungen gibt und eine Aufgabe beispielsweise an die Werbeabteilung gehen soll, dann muss es für jeden Aufgabenbereich und jede Abteilung einen Verantwortlichen geben, an den zunächst alle Aufgaben des Bereiches zugewiesen werden. Dieser verteilt die Aufgaben dann an den jeweiligen Mitarbeiter anhand der jeweiligen Kompetenzen.

Die jeweiligen Verantwortlichen für Projekte oder Ansprechpartner für bestimmte Fragen sollten in der zentralen Wissensdatenbank festgehalten werden.

Auf der anderen Seite müssen die Verantwortlichen nicht nur definiert werden, sondern sich auch selbst verantwortlich fühlen. Insbesondere für Führungskräfte ist dies eine oft übersehene aber entscheidende Fähigkeit: Verantwortung übernehmen für die eigenen Handlungen und zuständigen Bereiche (vgl. Zenger, 1976).

Offenheit und Transparenz

Offenheit und Transparenz sind in Remote-Teams besonders wichtige Faktoren, da sie wesentlich zum Vertrauen und dem Aufbau einer Firmenkultur beitragen. Außerdem ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten. Es ist Aufgabe der Teamleitung diese Faktoren für alle Projekte und Mitarbeiter durchzusetzen.

Wenn Meetings in privaten E-Mails vereinbart oder Informationen in privaten Gesprächen ausgetauscht werden oder der Stand eines Projektes nicht klar kommuniziert wird, kann das schnell dazu führen, dass Mitarbeiter sich übergangen und ausgeschlossen fühlen.

Ziel im Remote-Team sollte es daher sein, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sich jederzeit über alle Vorgänge, Termine, Aufgaben, Visionen und was sonst noch im Unternehmen passiert, zu informieren.

Jeder Mitarbeiter sollte es daher zu seiner Priorität machen, dass er entsprechend offen und transparent mit allem umgeht. Es sollte schriftlich festgehalten werden, wenn eine Aufgabe erledigt wurde, woran aktuell gearbeitet wird oder welche Probleme aufgetreten sind.

Ein positiver Nebeneffekt dieser Offenheit ist es, dass es motiviert und Vertrauen aufbaut. Wenn ich sehe, dass ein Mitarbeiter täglich erfolgreich gute Arbeit leistet und seine Aufgaben zuverlässig erledigt, vertraue ich ihm mehr und gleichzeitig motiviert es natürlich die anderen im Team.

In der Praxis muss daher vieles schriftlich erfolgen, da nur so alle Informationen jederzeit wieder abrufbar und für alle zugänglich sind.

Dazu eignen sich Tools zur Kommunikation wie ein Chat, ein E-Mail-Verteiler, firmeninterne Blogs und Wikis und eine zentrale Dateiablage, in der wichtige Dokumente allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Wichtig für diesen Prozess der Dokumentation ist es, dass die Zeit die dafür anfällt bewusst auch als Arbeitszeit angesehen und in der Projektplanung berücksichtigt wird und das die Ergebnisse auch entsprechend anerkannt werden. Das ist in der Praxis das häufigste Problem, dass die Mitarbeiter sich nicht an solchen Prozessen beteiligen, insbesondere, wenn die Zeit knapp ist.

Damit Mitarbeiter nicht von einer Flut von für sie irrelevanten Nachrichten erschlagen werden, haben sie die Möglichkeit, ihre Informationen entsprechend automatisiert zu filtern. Das geschieht durch entsprechend Strukturierung der Informationen innerhalb der Systeme. Außerdem können Sie die Benachrichtigungen über neue Informationen deaktivieren und priorisieren.

Alles schriftlich – die wichtigste Software für das Team-Management

Wichtige Projektdetails, Termine, Aufgaben, etc. sollten immer schriftlich festgehalten werden.

Im Unternehmen sollten deshalb auch klare Regeln definiert werden, was von wem, auf welche Weise dokumentiert werden muss und wo die Informationen festgehalten werden.

Das klingt erstmal etwas umständlich, aber spart langfristig Zeit und vor allem unnötige Kommunikation.

Schriftlich überlegen wir mehr, was wir schreiben und die Informationen haben mehr Tiefe als ein schnelles Gespräch auf dem Flur, welches oft zu Missverständnissen führt oder in Vergessenheit gerät.

In Schriftform lassen sich Aufgaben klar und präzise Ausdrücken und der jeweilige Mitarbeiter kann jederzeit klar die Aufgabenbeschreibung nochmals nachlesen und ggf. nachfragen, ohne das immer wieder von vorne Dinge erneut erläutert werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass oftmals Details zu zweit besprochen werden aber dann nicht das gesamte Team informiert wird. Wenn alle Informationen an einer zentralen Stelle in Schriftform vorliegen, können alle Mitarbeiter sich bei Bedarf jederzeit eigenständig auf den aktuellen Stand bringen.

Studien haben auch gezeigt (Matthews, 2005), dass schriftliche Aufgaben und Ziele egal ob an uns selbst oder an andere, automatisch ernster genommen werden.

In der Praxis lässt sich das mit den im Praxisteil vorgestellten Programmen wie Asana, Slack oder einem Wiki leicht umsetzen. Aufgaben können sofort festgehalten werden und über die Beschreibungs- und Kommentarfunktion werden Nachfragen und Details geklärt.

Bei Videokonferenzen und Meetings sollte immer jemand Protokoll führen oder die sich daraus ergebenden Aufgaben werden in Echtzeit bereits in die Projektverwaltung übertragen. Für jedes Meeting sollte daher ein Protokollführer bestimmt werden, der alle Ergebnisse schriftlich festhält.

Das Gleiche bietet sich für Telefonate an. Hier sollte unmittelbar nach dem Gespräch nochmal eine E-Mail oder direkt eine Aufgabe im Projektmanagementool angelegt werden, welche das Gespräch und die notwendigen Handlungen mit einer Umsetzungsfrist zusammenfasst.

Fazit

Wie effektiv das Team Management ist, hängt maßgeblich von den gezeigten Faktoren ab. Gibt es aus deiner Sicht oder Erfahrung noch weitere Punkte? Dann hinterlasse gerne einen Kommentar!

Weiterführende Literatur und Quellen

(Edmondson, 2013): Amy C. Edmondson, Professorin Harvard Business School, 2013, Teaming: How Organizations Learn, Innovate, and Compete in the Knowledge Economy

(Vgl. Hackmann, 2002): Hackman, J. R. (2002). Leading teams: Setting the stage for great performances. Boston, Mass: Harvard Business School Press.

(vgl. Re:Work, 2019): https://rework.withgoogle.com/

(Vgl. Gallup, 2019): Gallup Management Research, https://www.gallup.com/home.aspx

https://www.team.energy/team-management-profil/

(vgl. Zenger, 1976): (“Responsible Behavior: Stamp of the effective manager,” John Zenger, Supervisory Management, July 1976, pgs. 18-24)

(Matthews, 2005): Gail Matthews, Ph.D., Dominican University – https://www.dominican.edu/academics/ahss/undergraduate-programs-1/psych/faculty/fulltime/gailmatthews/researchsummary2.pdf

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